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Die Übernahme beinhaltet die Aufnahme der Unternehmensdaten (Stammdaten & Steuerdaten) sowie der Personaldaten der Mitarbeiter (Stammdaten & Abrechnungsdaten) in unser Abrechnungssystem. Die Daten werden dabei überprüft und bei Bedarf korrigiert.
Die Datenübernahme für unsere Kunden kann aus dem vorhandenen Abrechnungssystem erfolgen oder mit unseren speziellen Branchenchecklisten. So ermöglichen wir unseren Klienten eine korrekte Datenübernahme mit dem geringstmöglichen Aufwand.
Alle individuellen Abrechnungsbestandteile z. B. Tarifverträge sowie individuelle Lohnarten oder ein firmenspezifischer Kontenplan werden bei der Datenübernahme in unser Abrechnungssystem eingepflegt.
Tipp: Auch Kopien oder PDF-Dokumente der für die Abrechnung notwendigen Daten sind zur Datenübernahme ausreichend
Teilen Sie uns monatlich die variablen Daten mit. Darunter verstehen wir beispielsweise die Anzahl der gearbeiteten Stunden oder der Urlaubstage. Auch Gehaltserhöhungen, Sonderzahlungen und gearbeitete Stunden an Sonn- und Feiertagen sollten für die laufende Lohnabrechnung rechtzeitig gemeldet werden. Nur so ist sichergestellt, dass Ihre Angestellten eine korrekte Lohnabrechnung erhalten.
Der monatliche Abrechnungslauf erfolgt in direkter Abstimmung zwischen dem persönlichen Ansprechpartner und dem Kunden. Im Vorfeld wird die Art und der Umfang der Übergabe der Bewegungsdaten gemeinsam abgestimmt und ein Abrechnungstermin definiert.
Der Abrechnungslauf erfolgt immer unter Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Vorgaben (sozialversicherungsrechtliche und steuerliche Veränderungen, aktualisierte Krankenkassendaten, etc.) sowie unter Beachtung der individuellen Unternehmensvorgaben und tarifrechtlicher Vorschriften. Die übermittelten monatlichen Gehaltsbestandteile (fest/variabel) werden umgesetzt und eventuelle Stammdatenänderungen verarbeitet.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen werden von uns fristgerecht an die jeweiligen Meldestellen (Krankenkassen/weitere Behörden) elektronisch übermittelt. Zusätzliche Meldungen können wir als optionale Leistung jederzeit für Sie durchführen.
Ihre Unternehmen wächst und Sie stellen einen neuen Mitarbeiter ein. Für die korrekte Lohnabrechnung benötigen wir neben dem Namen, dem Geburtsdatum und der Sozialversicherungsnummer auch alle Angaben zum Arbeitsverhältnis. Wir haben für Sie entsprechende Formulare vorbereitet. Tragen Sie hier beispielsweise die Art der Beschäftigung, die wöchentliche Stundenzahl, die Urlaubstage pro Jahr sowie das Gehalt ein.
Abhängig von der gewählten Zahlungsverkehrsform erhalten Sie Zahlungslisten (Überweisung/ Lastschrift/ Bar) oder universal nutzbare Zahlungsdateien für alle gängigen Online-Banking-Anwendungen (DTAUS-Dateien). Gerne übernehmen wir auch die Durchführung des elektronischen Zahlungsverkehrs für Sie.
Die Unterlagen des Abrechnungslaufs werden Ihnen als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt. So wird sichergestellt, dass alle Unterlagen jederzeit für Sie elektronisch abrufbar sind und unnötige Ausdrucke vermieden werden können. Das spart Geld, Platz und schont die Umwelt.
Bei Bedarf drucken, kuvertieren und versenden wir die monatlichen Abrechnungen an die Mitarbeiter. Ebenfalls können alle Abrechnungsunterlagen in Papierform an die vereinbarte Lieferanschrift übersandt werden. Die Zustellung erfolgt an den persönlichen Empfänger.
Um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen so effizient wie möglich zu erstellen, ist ein einfacher und sicherer Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und unseren Lohnsachbearbeitern extrem wichtig. Dafür bieten wir Ihnen mit dem Tool OneClick eine anwenderfreundliche Plattform. Laden Sie einfach Ihre Dokumente hoch und rufen Sie jederzeit die fertig erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab. Auf Wunsch können wir auch jedem Mitarbeiter einen eigenen Account und damit den Zugang zu seinen individuellen Lohnabrechnungen einrichten. Sprechen Sie uns einfach an.
Manchmal benötigen Mitarbeiter z. B. Krankengeldbescheinigungen, Arbeitsbescheinigungen oder Wohngeldbescheinigungen. Wir stellen Ihnen auf Wunsch gerne die entsprechenden Bescheinigungen aus.
Bei Bedarf erstellen wir für Sie weitere Auswertungen und Aufstellungen im Rahmen der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Die individuellen Anpassungen werden bei Bedarf durchgeführt und dienen dazu, Sie als Kunde von zeitraubenden und umständlichen Routinearbeiten zu entlasten und dies zu überschaubaren Konditionen.
